راهنمای جامع بازخورد مدیریتی موثر تکنیکهای گفتن انتقادات سازنده برای پیشرفت تیم, بسیاری از ما در محیطهای کاری و حتی مسیرهای آموزشی از دریافت بازخورد میترسیم. ریشه این ترس اغلب در نگرانی از فاش شدن ضعفها و نواقص احتمالی جستجو میشود. با این حال، پیشرفت در محیطهای اجتماعی و حرفهای بدون دریافت بازخوردهای صادقانه غیرممکن است.

چالش اصلی زمانی پیش میآید که مدیران موظف به ارایه بازخورد مدیریتی میشوند، زیرا این بازخوردها برای بهبود عملکرد کارکنان حیاتیاند.

اصول پایه ارایه بازخورد مدیریتی موثر با وجود ناخوشایند بودن نگاه اول، اگر روش ارایه بازخورد صحیح و اصولگرایانه باشد، میتوان از اثربخشی آن اطمینان داشت. برای ارائه بازخوردی صادقانه، شفاف و بدون غرضورزی، مراعات نکات زیر پیشنهاد میشود نیت مثبت و هدف بهبود را در آغاز مکالمه شفاف اعلام کنید. انتظارات و بازخورد خود را به زبان ساده، مستقیم و غیرمبهم بیان نمایید.

تأثیرات و پیامدهای رفتار یا عملکرد مورد نظر را روی تیم یا پروژه تشریح کنید. بهجای تمرکز صرف بر ضعفها، بر نقاط قوت و تواناییهای فرد تأکید کنید. قدمهای عملی، قابل اندازهگیری و مشخص برای اصلاح را به عنوان نقشه راه پیشنهاد دهید. تحلیل سه توهم رایج مدیران درباره بازخورد اکثریت مدیران با تصورات کلیشهای و ذهنی روبرو هستند که مانع از ارایه بازخورد بهموقع و سودمند میشوند.

بینقص و قطعی باشد. ارائه بازخورد حتمًا منجر به سوءتفاهم و تنش میشود.

در ادامه این توهمها را بازبینی و راهکارهای رفع آنها را بررسی میکنیم توهم اول مکالمه بازخورد همیشه طولانی و دشوار است تصور کنید با همکاری کار میکنید که رابطه مهنی خوبی با او دارید، متقابلاً به نظرات یکدیگر احترام میگذارید و او به کیفیت خروجیهای خود اهمیت میدهد. اگر پیش از این هم بازخورد دادهاید و او بدون حالت تدافعی آن را پذیرفته و تغییرات را اعمال کرده است، در اینجا نیازی به گفتگوهای ماراثونی نخواهید داشت.

میتوانید بهراحتی و مستقیم بازخورد دهید. البته همه افراد چنین واکنش مثبتی ندارند؛ در مواجهه با افراد مقاوم در برابر نقد، مکالمه طولانیتری پیش رو است. با این حال، با رعایت تکنیکهای ارتباطی، میتوان جلسهای مختصر، کاربردی و نتیجهدهنده تدارک دید. توهم دوم بازخورد باید از ابتدا کامل و بیخطا باشد بازخورد مدیریتی ترکیبی از مشاهدات عینی و دیدگاههای شخصی است.

زاویه دید کارمند ممکن است با مدیر متفاوت باشد؛ بنابراین بازخورد اولیه لزوماً کامل یا دقیق نیست. به همین دلیل، بازخورد نباید یکطرفه و قطعی تلقی شود. یک گفتگوی دوطرفه به مدیر اجازه میدهد اطلاعات تکمیلی کسب کند، دیدگاه کارمند را بشنود و در صورت لزوم بازخورد خود را اصلاح نماید. این رویکرد اگرچه ممکن است جلسه ۳۰ دقیقهای را طولانیتر کند، اما تضمین میکند بازخورد نهایی برای هر دو طرف دقیقتر، عادلانهتر و سازندهتر خواهد بود.

توهم سوم بازخورد حتمًا باعث سوءتفاهم و ناراحتی میشود دغدغه بسیاری از مدیران، ترس از غمگین یا خشمگین کردن کارکنان است. این اضطراب باعث تأخیر یا خودداری از ارایه بازخورد مستقیم و بهموقع میشود. در نتیجه کارکنان از نقاط قوت، ضعفها، انتظارات و مسیر پیشرفت بیخبر میمانند.

اگرچه کنترل واکنش طرف مقابل (که تحت تأثیر شخصیت، شرایط روحی، پیشینه فرهنگی و عوامل زیادی است) در دست مدیر نیست، اما مدیر میتواند با دقت در نحوه ارایه، فرآیند را بهینه و سازنده مدیریت کند. بازخورد سازنده استراتژی برنده مدیران موفق ارائه بازخورد مدیریتی فراتر از یک گفتگوی ساده است؛ این یک فرآیند چندوجهی و پیچیده محسوب میشود، بهویژه وقتی اطمینان از درک متقابل وجود نداشته باشد.

گاهی حتی خود مدیر نیز درک کامل دیدگاه طرف مقابل را ندارد و نیازمند گوش دادن فعال است. با کنار گذاشتن ترسها و توهمهای نادرست، و با تمرکز بر نقاط قوت همراه با ارائه راهکارهای عملی، بازخورد سازنده به رشد فردی و تیمی یاری میرساند. رویکردی باز، صادقانه و شفاف، بستر محیطی را فراهم میآورد که در آن هر فرد فرصت شکوفایی و توسعه را یابد. منبع HBR